Facilidades del uso de plantillas de facturas para negocios y autónomos

La factura es sumamente importante para registrar la información de una compra venta de algún producto o servicio. Para hacer más sencillo el proceso los particulares y negocios pueden usar una plantilla.

En los documentos mercantiles se ofrecen los datos de una transacción. Cada prestador de servicio está en la obligación de presentar a sus clientes una factura, que lo ayude a identificar la compra en caso de que se presente alguna falla o avería, y también permite saber que el negocio está pagando sus impuestos.  

En ocasiones los autónomos, emprendedores o pequeñas empresas no saben cómo comenzar el diseño de una factura y hacer todo el proceso más sencillo.  Lo recomendable es acceder a un banco de plantillas para escoger un modelo de factura que se adapte mejor a las necesidades de la empresa o servicio prestado y facilite la emisión.

Estas plantillas están adaptadas a los reglamentos concernientes a la facturación, por lo que el comerciante puede cumplir con sus deberes de forma completa en cada trabajo o transacción que ejecute.

El avance en las facturas

Anteriormente las facturas se llenaban a mano, se podían dar en el mismo establecimiento o por correo postal. En estos momentos, aunque algunos continúan con estos métodos, muchos han pasado a usar sus ordenadores para poder llevar un mejor control de la facturación.

Las facturas en papel se continúan usando en la actualidad, pero al poder valerse de internet algunos negocios han optado por ahorrar en este material, enviando los documentos de forma online. Este sistema además de ser más económico, ayuda a la empresa a estar vinculada con objetivos de responsabilidad ambiental.

Los comerciantes pueden realizar las facturas en programas como Excel o Word y enviar vía correo electrónico a los clientes en formato PDF. Las plantillas vienen diseñadas con todos los datos precisos y pueden personalizarse al añadir la información del negocio o del autónomo.

Esta solución es una gran vía para facilitar los procesos. Para los que desean tener un mayor control de su información para el posterior pago de impuestos y buen manejo fiscal, también pueden recurrir a la nube para guardar las copias de las facturas, de esta manera si el ordenador llega a dañarse, se tiene todo almacenado de forma virtual.

La emisión de las facturas

Las empresas y autónomos están en la obligación de dar factura a sus clientes por sus actividades de prestaciones de servicios o venta de bienes. Los comerciantes deben conservar una copia de la factura que emitan y también las que reciban de proveedores, de esta manera podrán responder ante Hacienda.  

En las facturas se recoge la información relacionada con el IVA. Algunas actividades comerciales o profesionales están exentas de impuestos, pero aún así, debe presentar un documento a sus clientes. En ciertos casos especiales, hay excepciones en la entrega de facturas, pero es recomendable comprobar con un experto para evitar estar fuera de la ley.

De igual forma, los comerciantes o profesionales autónomos están en la obligación, cuando emiten facturas, de entregar el documento en el momento de efectuar la transacción. Se puede extender en caso de estar destinadas a empresarios, pero todos los documentos deben presentarse puntualmente para el lapso de liquidación del impuesto.

Información que debe contener una factura

Las facturas no son difíciles de realizar, y al tener un modelo se facilita la labor. Los campos necesarios para rellenar deben incluir los datos del cliente y los de la empresa o autónomo, así como un número identificativo de factura, fecha, impuestos y total pagado.

Los datos como apellidos, nombres, domicilio y razón social del comercio y del destinatario deben estar completos. También se debe contener el dígito de identificación fiscal de la empresa o autónomo.

El número de factura debe ser continua en cada serie y este orden se comienza, generalmente, cada año. Algunas series pueden estar desvinculadas cuando se realizan operaciones en establecimientos diferentes, en procedimientos de índole diversa o en documentos que se intentan rectificar.

La factura debe especificar el precio unitario del productos o servicio sin IVA agregado, también se deben aclarar los descuentos realizados al precio original. Para la cuota total se agrega el recargo por el impuesto. Es importante aclarar la fecha en que fue realizada la operación, una fecha distinta podría verse como un fraude.

En las plantillas se encuentra especificada la información que se pide, y la persona solo debe rellenar los recuadros. Al tener el documento digitalizado, a la hora de facturar a un cliente solo debe añadir los datos del usuario, ya que, los del negocio se agregan con anterioridad para ahorrar tiempo y trabajo.

¿Qué facturas se pueden proporcionar en estos momentos?

Además de la factura ordinaria que usan todas las empresas también existen facturas simplificadas, las cuales sustituyeron a lo que anteriormente se conocía como ticket. Estas son empleadas en actividad de ventas y servicios al por menor.

Las facturas electrónicas se están imponiendo sobre las de papel por sus grandes ventajas. Estas reciben el mismo tratamiento de las convencionales, y desde hace unos años es obligatoria su utilización por parte de grandes empresas y de la Administración Pública.

Las facturas rectificativas se realizan en un período menor de cuatro años desde la primera emisión. Están sirven para corregir por la omisión de requisitos, por errores o por la devolución de productos.  

La factura recapitulativa agrega en un mismo documento transacciones de distintas fechas de un mismo cliente, realizadas en el mes natural. Para cumplir con las leyes se debe enviar el documento antes del 16 del mes.

En la factura proforma se informa al cliente sobre los productos o servicios que se van a suministrar y sus precios. De esta manera, el usuario puede comparar con otras empresas o ajustar su presupuesto para realizar la compra. Este tipo de factura no debe ir numerada y no tiene ningún valor fiscal o comercial.Con las plantillas se pueden realizar las diversas facturas según las necesidades. Únicamente se deben rellenar, por lo que proporcionan una solución eficiente y práctica, que resta preocupaciones al comerciante y causa una mejor impresión en los clientes, además de garantizar el orden.

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